大理白族自治州人民政府办公室关于印发施行《大理白族自治州行政机关文秘工作实施办法》的通知
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大理白族自治州人民政府办公室关于印发施行《大理白族自治州行政机关文秘工作实施办法》的通知
大政办发〔2005〕5号
大理白族自治州人民政府办公室关于印发施行《大理白族自治州行政机关文秘工作实施办法》的通知
各县市人民政府，州级国家行政机关各委办局（司行社区）：
新修定的《大理白族自治州行政机关文秘工作实施办法》已经州人民政府同意，现予印发，请遵照执行。
二○○五年二月六日
大理白族自治州行政机关文秘工作实施办法
（1998年6月8日印发施行，2001年5月修订，
2005年1月再次修订）
第一章 总 则
第一条 为使自治州行政机关的文秘工作进一步规范化、制度化、科学化，提高办文、办会、办事的质量和效率，更好地参与政务、管理事务、搞好服务，根据国家和省的有关规定，结合大理州实际，特修订本办法。
第二条 本办法适用于自治州各级人民政府工作机关及其部门和所属单位的文秘工作。
第二章 办 文
第三条公文的办理依照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）和《云南省国家行政机关公文处理实施细则》（云政发〔2000〕178号）的规定执行。
第四条 自治州行政机关的主要文种及适用范围：
（一）令。适用于宣布实施重大强制性行政措施，发布行政规范性文件，嘉奖有关单位及人员。
（二）决定。适用于对重大事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位或个人，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。适用于需要社会周知的重要事项或法定事项的宣布。
（四）通告。适用于颁布社会有关方面应当遵循或周知的事项。
（五）通知。适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或执行的事项；任免政府各职能部门人员。
（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示或情况。
（七）议案。适用于依照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见。适用于对重大问题向上级机关提出意见、对某项工作向下级机关作出部署安排、对平行机关就某个方面的事项进行商洽征询。
（十二）函。适用于不相隶属机关和平行机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复事项。
（十三）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第五条 公文的办理一般分为制文、行文、承办、归档、管理。
（一）制文
1、草拟。草拟公文应当忠实秉承发文机关和机关负责人的意图，符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，坚持实事求是，一切从实际出发，做到观点鲜明、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、文字精炼、篇幅简短，有创意、不套抄、能管用，使公文具有针对性、指导性、实效性、权威性。
2、送审、签批。草拟好的公文先由各级行政机关办公室负责人核稿，再按公文内容报请主管领导审签；属于综合性、全局性的文件，呈送正职或负责常务工作的副职领导签发；属于涉及两位或两位以上副职领导工作范围的文件，应经有关涉及副职领导审查会签或报请主要领导签发；一般行文可以呈送分管领导签发。
以州政府名义发文，经副秘书长、秘书长、州长助理或分管副州长审核，重大事项报州长签发，一般事项由分管副州长签发；以州政府办公室名义发文，包括按州政府领导批示办理的，由秘书长签发或授权副秘书长签发，如有必要，可报分管副州长或州长签发。
3、公文正式印制前，文秘部门应当再次复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式、文种使用、文字表达是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按原审签程序报批。
4、公文应当标注主题词。主题词按国家规定使用，一般按类别、类属、事由、文种、区名提炼，不超过五个词组。
5、印制发出的公文，必须用纸达到标准，印刷清晰整洁，体例符合规范，严把校对、用印、装订、分发各关口，实行责任制，力求无差错，保证公文质量。
6、制发公文必须严格坚持依法行政原则，规范性文件应认真执行由同级政府法制机构审核把关和呈报上级政府法制部门备案的制度，避免不当行政行为引发行政复议、行政诉讼和行政赔偿。
(二)行文
1、自治州各级行政机关必须严格按照程序行文，除重大紧急情况外，一般不得越级行文。凡属部门职权范围的一般性行文，由部门按程序下发，政府及政府办公室不予转发。
2、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，部门一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构不得对外正式行文。
3、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党委的工作部门和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政府与上级政府部门联合行文，主办机关排列在前，并使用主办机关文号；政府或部门与同级其他机关联合行文，按党、政、团体的顺序排列，文号按有关规定使用一个。
4、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 5、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
6、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应及时责令纠正或撤销。
7、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
8、上行文应注明签发人、会签人姓名。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。“报告”不得夹带请示事项。
9、除上级机关负责人直接交办的事项和绝密事项必须直接报送外，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送公文。
10、向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复。
11、向上级机关转报公文，不得在便笺或原文上加注意见上报，必须以正式文件上报。 12、各级行政机关与同级党委机关联合行文，按党的机关公文处理办法办理。
（三）承办
1、公文的承办包括签收、登记、审核、拟办、批办、交办、催办、办结反馈等程序。
2、公文处理机关收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，一般公文应随办随复。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
3、为提高公文运转效率，除指明报送领导的报表、资料、
私人信件（包括群众来信）、报刊和领导直接交办的事项须直接呈送领导外，下级政府和州政府各部门各单位的重大决策、重大问题、重大事项以及规范性文件报州政府法制局备案审查外,其他主送州政府或州政府办公室需要办理的所有来文，一律归入文秘机要收发室，由文秘部门专人登记后按办文程序统一处理呈报，联合行文工作交叉的，由主办单位对口联系文秘人员主办。
4、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核，审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
5、审核符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文应当明确办理时限。对不按行文规定上报的公文，除特殊情况外，由文秘部门退回呈报单位。
6、收到上级机关下发或交办的公文，文秘部门应迅速、及时、准确、安全地按程序分口办理，要求反馈办理结果的应及时反馈。
7、公文的处理由文秘部门根据来文性质，分类分口呈办，一般先由办公室领导或部门领导研究提出拟办意见再直接呈送政府领导批示。涉及多个部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协调，取得一致。
8、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人和署批人均应签署明确意见、姓名和审批日期。
9、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要及时登记交办、跟踪催办、重点督办、限期反馈办理情况。
（四）归档
1、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》
和《云南省档案条例》以及其他有关规定及时整理、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
2、归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理、立卷，保证归档公文的齐全、完整。
3、联合办理的公文，原件由主办机关整理、立卷、归档，
其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
4、本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、立卷、归档。
5、归档范围内的公文应当确定保管期限，按期向档案部门移交。
6、拟制、修改和签批公文应使用符合存档要求的纸、钢笔、毛笔或专用签字笔，并在文稿装订线左侧书写、签批意见或修改公文。
7、公文的立卷归档工作由文秘部门专职人员负责或以有偿形式委托同级档案部门实施。（五）管理
1、上级机关所发和本机关制发的秘级公文，不准翻印、复印和转发。一般性文件须经机关负责人或者办公室领导批准后，方可翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章。
2、公开发布的行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
4、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
5、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密级公文应当进行登记，并按程序报批，严格监销，个人不得擅自销毁。
6、机关合并时，全部公文应当随之合并管理，机关撤销时，需要归档的公文整理、立卷后按有关规定移交档案部门。
7、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 8、密码电报的使用和管理，严格按照专人送、不横传、安全办等有关规定执行。
第三章 办 会
第六条 会议是各级领导布置任务、贯彻指示、统筹协调、进行决策、推动工作的基本方法之一。文秘部门对会议工作必须做到“五个到位”，即：会前准备到位，会议通知到位，会间服务到位，会议资料归档到位，议定事项抓落实到位。
第七条 政府全体会议、常务会议和办公会议(含现场办公会议)的组织工作由政府办公室负责。
第八条 文秘部门根据领导对办会的要求，预先拟出会议议题，安排会议日程和议程，发出会议通知，做好会议材料的准备工作，印发会议证件，接待与会人员报到，统计出席人数，进行会议编组，安排布置会场，做好会场服务与管理，负责会议过程中的组织协调及生活后勤筹办、安全保卫等工作，保证会议圆满成功。
第四章办事
第九条 文秘部门承办政府领导、秘书长和办公室领导交办的事务性工作，应坚持先急后缓、先大后小的原则，急事先办，要事特办，大事快办。
第十条 文秘部门工作人员必须严格按照领导意图，秉公办事，反馈结果，不得借领导名义为自己谋私利、办私事。
第十一条 对涉及多部门的事项，文秘人员应按领导的授权或委托，及时与有关部门联系督促协调，抓紧办理。如遇特殊情况或条件不具备且不能办理的，要及时向有关方面说明。 第十二条 办事中的接待工作要有礼有节，公私分明，分级归口，坚持原则，秉公处置。对需要找领导的要先向领导报告，征得领导同意后再通知有关人员；对基层来机关办事的同志要热情接待，做好服务。
第十三条 对反映问题的人员，要主动介绍给分管部门或负责相关事务的工作人员。如主办人员不在，有关的工作人员要认真倾听，能在职责范围内解决的，积极帮助解决；紧急事项，要报告领导，抓紧办理。无论能否解决，都要予以答复，说明理由，做好工作，求得理解。
第十四条 随领导接待或领导安排接待，报经办公室领导后要主动与接待部门联系，协调安排好有关的礼仪及食住行和保卫工作。
第十五条 政府领导参加会议和出席礼仪性活动，如领导无特别交待 ，文秘人员一般不随行。
第十六条 政府领导出差、下乡或休假、生病住院等，文秘人员要向办公室领导或主管领导报告。
第五章 调 研
第十七条 调查研究是文秘部门发挥参谋助手作用的主要途径，是文秘人员必备的基本功之一。各级文秘部门的调查研究必须具有很强的全局性、针对性和服务性，做到及时、科学、适用、有效。
第十八条 调查研究的基本内容包括基本情况调查、重大决策调查、工作指导调查、信息调查、专题调查等。开展调研工作和撰写调研报告，要坚持客观、真实、全面、系统、分析和创造性的原则，力戒主观、片面、孤立、表象和绝对化，做到实事求是，科学严谨。
第十九条 调查研究的程序是根据领导意图及工作需要，明确目的，拟定题目；学习文件，收集资料；深入群众，实地调查；分析研究，撰写报告；送审印发，应用反馈。
第二十条 调查研究的方法一般为开调查会、个别调查、现场观察、收集书面资料、统计调查、问卷调查等。方式上可采取普遍调查、抽样调查、专题调查、典型调查、综合调查等。
第二十一条 涉及重大决策和重大问题的调查研究，要经过反复分析、比较，力求客观、科学、准确，为领导决策提供有价值的第一手材料。
第二十二条 调查报告应以规范文体直报领导，亦可经领导签批后在政务信息、政情通报等内部刊物上刊登，还可视情况在公开刊物上发表。
第六章附则
第二十三条 根据社会主义现代化建设和改革开放新形势对机关工作的要求，本着素质优良、结构合理、精干高效的原则选配人员，搞好工作机关的思想、组织、作风建设，逐步建设政治合格、业务过硬、作风优良、纪律严明、服务高效的文秘队伍。
第二十四条 州政府办公室选调从事文秘工作的人员，必须具备中共党员、本科以上学历、有基层工作经历、文字能力强、综合素质高、三十岁左右等条件。
第二十五条 加强文秘工作现代化建设，及时了解和跟踪办公自动化发展动态，适应信息化要求，不断更新装备，采用先进的科学技术和管理，提高文秘工作的现代化水平。
第二十六条 为适应办公自动化的需要，文秘人员要加强学习，更新知识结构，努力掌握计算机等现代办公设备的应用技能，优质高效地搞好服务。
第二十七条 本办法由大理白族自治人民政府办公室负责解释。
第二十八条 本办法自2005年3月1日起施行，2001年5月1日发布的《大理白族自治州行政机关文秘工作实施办法》同时废止。
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